Allgemeine Geschäftsbedingungen
Workshop und Event, Zimmerreservationen
Die vorliegenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen regeln das Vertragsverhältnis zwischen Ihnen als Veranstalter und dem Hotel HERMITAGE (nachstehend HERMITAGE genannt).
1. Geltungsbereich
Die Geschäftsbedingungen gelten für das Bereitstellen von Konferenz- und Eventräumlichkeiten sowie für alle damit zusammenhängenden weiteren Leistungen und Lieferungen der HERMITAGE einschliesslich der Vermietung von Hotelzimmern an den Veranstalter und die Veranstaltungsteilnehmer. Sie bilden einen integrierenden Bestandteil jedes Vertrages. Änderungen dieser Geschäftsbedingungen bedürfen einer ausdrücklichen schriftlichen Vereinbarung zwischen den Parteien. Dies gilt auch für die Aufhebung des Schriftformerfordernisses.
2. Reservationen
Zwischen dem Veranstalter und der HERMITAGE kommt ein Vertrag zustande, wenn
- a. eine Offerte der HERMITAGE durch den Veranstalter schriftlich bestätigt wurde
- b. eine Anfrage des Veranstalters durch die HERMITAGE schriftlich rückbestätig wurde
Änderungen des Vertragsinhaltes sind erst verbindlich, wenn sie durch die HERMITAGE schriftlich bestätigt wurden und die Reservationszahlung erfolgt ist.
2.1.Offerten: Die Annahmefrist für Offerten der HERMITAGE beträgt 10 Tage, sofern keine andere Frist vereinbart wurde. Danach ist die HERMITAGE nicht mehr an die Offerte gebunden. Die HERMITAGE behält sich das Recht vor, aus wichtigen Gründen von einer Offerte zurückzutreten.
2.2.Optionen: Optionen sind für beide Parteien während der vereinbarten Optionsfrist verbindlich. Nach Ablauf der Optionsfrist behält sich die HERMITAGE das Recht vor, anderweitig über die reservierten Daten und Leistungen zu verfügen.
3. Zimmer
3.1. Hotelzimmer sind bei Anreise in der Regel ab 15 Uhr bezugsbereit. Bei Abreise sind die Zimmer bis 11 Uhr freizugeben. Danach ist die HERMITAGE berechtigt, bis 17 Uhr 50% des Zimmerpreises in Rechnung zu stellen, ab 17 Uhr 100% des Zimmerpreises.
3.2. Reservierte Zimmer, die nicht bis spätestens 18 Uhr des Anreisetages bezogen werden, können durch die HERMITAGE anderweitig vergeben werden. Dies gilt nicht, sofern ausdrücklich eine spätere Ankunftszeit vereinbart, die Reservation mit einer Kreditkartennummer bestätigt oder eine Vorauszahlung geleistet wurde.
4. Annullierungsbedingungen Hotelzimmer
4.1. Stornierungen von Reservationen bis zu 4 Zimmern sind bis 48 Stunden vor Ankunft ohne Kostenfolge für den Veranstalter möglich. Bei einer späteren Stornierung oder bei einer vorzeitigen Abreise wird 100% des vereinbarten Zimmerpreises für die erste / folgende Nacht des ursprünglich gebuchten Aufenthaltes in Rechnung gestellt.
4.2. Bei Stornierungen von Reservationen ab 5 Zimmern gelten die Annullationsbedingungen gemäss Ziffer 6.1.
4.3. Annullationen einer Reservierung von Hotelzimmern müssen der HERMITAGE möglichst frühzeitig und schriftlich mitgeteilt werden.
5. Teilnehmerzahl
5.1. Der Veranstalter verpflichtet sich gegenüber der HERMITAGE, Änderungen bezüglich der Teilnehmerzahl so früh wie möglich bekannt zu geben. Die HERMITAGE ist grundsätzlich bemüht, nicht in Anspruch genommene Reservationen anderweitig zu gleichen Bedingungen zu vergeben. Gelingt dies, werden dem Veranstalter keine Kosten verrechnet.
5.2. Die endgültige Teilnehmerzahl ist der HERMITAGE spätestens 3 Tage vor dem Anlass mitzuteilen. Nehmen mehr Teilnehmer als mitgeteilt an der Veranstaltung teil, wird die tatsächliche Teilnehmerzahl berechnet und in Rechnung gestellt.
5.3. Bei einer Reduzierung der Teilnehmer um mehr als 5% gegenüber der in der Reservationsbestätigung vereinbarten Anzahl Teilnehmer, werden von der HERMITAGE folgende Kosten für jeden nicht erschienen Teilnehmer in Rechnung gestellt:
- bis 30 Tage vor dem Anlass keine Kosten
- 29 bis 10 Tage vor dem Anlass 50% der vereinbarten Leistungen
- 9 bis 0 Tage vor dem Anlass 100% der vereinbarten Leistungen
5.4. Wurden die reservierten Leistungen (Menu und Getränke) noch nicht konkret festgelegt, so gilt CHF 100 pro Person als Berechnungsgrundlage. Bei Absagen von Hochzeiten wird die geleistete Reservationszahlung nicht rückerstattet.
6. Rücktritt durch den Veranstalter
6.1. Absagen von Veranstaltungen müssen der HERMITAGE möglichst frühzeitig und in schriftlicher Form mitgeteilt werden. Für Absagen von Banketten, Seminaren und Zimmerreservationen ab 5 Zimmer gelten folgende Stornierungskosten:
- 90 bis 60 Tage vor dem Anlass 30% der reservierten Leistungen
- 59 bis 30 Tage vor dem Anlass 60% der reservierten Leistungen
- 29 bis 8 Tage vor dem Anlass 90% der reservierten Leistungen
- 7 bis 0 Tage vor dem Anlass 100% der reservierten Leistungen
Massgebend für die Berechnung ist das Eintreffen der schriftlichen Erklärung bei der HERMITAGE.
6.2. Im Voraus erbrachte Leistungen der HERMITAGE sind in jedem Fall zu bezahlen.
7. Saalmieten
7.1. Für Bankette, Events und Hochzeiten verlangen wir einen Mindestumsatz pro Raum. Dieser richtet sich nach der Grösse des entsprechenden Saals. Der Umsatz muss durch F&B Leistungen im Saal (Menü & Getränke) erreicht werden. Wenn der vorgegebene Umsatz nicht erreicht wird, rechnen wir die Differenz zum Mindestumsatz als Miete auf.
- Harmony: CHF 8´000
- Horizon: CHF 6´000
- Horizon einzeln: CHF 2´000
- Alle Räume: CHF 16´000
7.2.Technische Hilfsmittel und sonstige Materialien werden separat verrechnet und vorgängig vertraglich festgelegt.
8. Nutzungsdauer von Räumlichkeiten
8.1. Die Nutzungsdauer der Räumlichkeiten für den Veranstalter ist in der Offerte wie auch in der Reservationsbestätigung festgelegt. Ausserhalb dieser Zeiten kann die HERMITAGE jederzeit frei über die Räumlichkeiten verfügen.
8.2. Abendveranstaltungen enden mit der offiziellen Polizeistunde um 00.30 Uhr. Ab 0.30 Uhr wird dem Veranstalter eine Verlängerungsgebühr verrechnet. Folgende Gebühren werden verrechnet:
- Horizon CHF 150 pro Stunde
- Harmony: CHF 250 pro Stunde
- Alle Räume: CHF 350 pro Stunde
8.3. Wird eine Abendveranstaltung mit einem Unterhaltungsprogramm (DJ, Band, Musikanlage) untermalt, müssen 12 Zimmer oberhalb des Festsaales dazugebucht werden. Zimmerpreise auf Anfrage.
8.4. Sobald sich Dritte aufgrund der Lärmemissionen beschweren, respektive die Kundenzufriedenheit der übrigen Gäste gefährdet ist, ist die HERMITAGE berechtigt, Weisungen an den Veranstalter zu erteilen, welche strikte zu befolgen sind.
9. Mitbringen von Speisen und Getränken
Falls keine andere schriftliche Vereinbarung getroffen wurde, ist der Veranstalter verpflichtet, sämtliche Speisen und Getränke von der HERMITAGE zu beziehen. Ansonsten wird ein im Voraus vereinbartes Zapfengeld oder ein Beitrag zur Deckung der Gemeinkosten (Servicegebühr) in Rechnung gestellt.
10. Mehraufwand
Mehraufwand von Mitarbeitenden der HERMITAGE wie beispielsweise Aufräum- oder Reinigungsarbeiten, Umbauten oder Abfallentsorgung können dem Veranstalter in Rechnung gestellt werden.
11. Anlieferung
Für Ausstellungsgut, mitgebrachte Technik oder sonstige Materialen stehen in der HERMITAGE keine Lagerräume zur Verfügung. Waren sind daher so kurzfristig wie möglich anzuliefern und bis spätestens 24 Stunden nach dem Anlass wieder abzuholen. Für Waren, die im Voraus angeliefert werden, benötigt der Veranstalter die Zustimmung der HERMITAGE. Die HERMITAGE lehnt jegliche Haftung für Schäden und Diebstahl ab.
12. Medien und Publikationen / Meldepflicht
12.1. Anzeigen in Medien (wie Zeitungen, Radio, Fernsehen und Internet) mit Hinweis auf die Veranstaltung in der HERMITAGE wie auch die Verwendung von Logos und Bildern in jeglicher Form bedarf grundsätzlich der vorherigen schriftlichen Zustimmung. Erfolgt eine Veröffentlichung ohne entsprechende Zustimmung, ist die HERMITAGE berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten. Der Veranstalter ist der HERMITAGE für den daraus entstandenen Schaden haftbar.
12.2. Jeder Veranstalter eines Anlasses mit musikalischer Unterhaltung ist dazu verpflichtet, dies der SUISA (Schweizerische Gesellschaft für die Rechte der Urheber musikalischer Werke) zu melden. Die HERMITAGE lehnt jede Haftung für das Nichteinhalten dieser Meldepflicht durch den Veranstalter ab.
13. Leistungen, Zahlungen und Preise
13.1. Die HERMITAGE verpflichtet sich, den vertraglich vereinbarten Leistungsumfang gegenüber dem Veranstalter zu erbringen.
13.2. Sämtliche Preise verstehen sich in Schweizer Franken (CHF) und schliessen die gesetzliche Mehrwertsteuer (MwSt.) ein.
13.3. Die HERMITAGE ist berechtigt, jederzeit eine Anzahlung von 50% der vereinbarten Leistungen oder einen andern angemessen Betrag zu verlangen. Die Höhe der Anzahlung und die Zahlungstermine werden in der Reservationsbestätigung schriftlich vereinbart. Kommt der Veranstalter seiner Verpflichtung zur Anzahlung nicht fristgemäss nach, ist die HERMITAGE berechtigt, nach Ansetzung einer angemessenen Nachfrist vom Vertrag zurückzutreten. Der Veranstalter ist der HERMITAGE für den daraus entstehenden Schaden haftbar.
13.4. Bei Reservationen mit ausländischer Rechnungsadresse oder Reservationen aus dem Ausland kann eine Anzahlung von 100% der reservierten Leistungen beansprucht werden.
13.5. Sofern keine vollständige Anzahlung von der HERMITAGE verlangt wird, ist der gesamte bzw. restliche Rechnungsbetrag spätestens zum Abreisezeitpunkt vom Veranstalter per Kreditkarte oder in bar zu bezahlen. Wird die Zahlung per Rechnung vereinbart, ist der gesamte Rechnungsbetrag 10 Tage nach Rechnungsdatum ohne Abzug fällig. Die berechneten Leistungen gelten als vollständig und ordnungsgemäss erbracht, wenn der Veranstalter innerhalb der Zahlungsfrist keine Beanstandungen meldet. Bei Zahlungsverzug ist die HERMITAGE berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 5% zu erheben, sowie allfällige Betreibungs- und Inkassokosten zu belasten.
13.6. Preisänderungen durch die HERMITAGE bleiben ausdrücklich vorbehalten.
14. Rücktritt durch die HERMITAGE
14.1.Ist die von der HERMITAGE vertraglich zu erbringende Leistung durch höhere Gewalt (gemäss Schweizer Verständnis insbesondere Naturkatastrophen wie Sturmwinde, Überschwemmungen oder Erdbeben sowie Brand, Geiselnahmen, Krieg, Unruhen, Atom- & Reaktorunfälle, Streiks, unvorhersehbare behördliche Restriktionen usw.) oder andere von der HERMITAGE nicht zu vertretende Umstände ganz oder teilweise wesentlich erschwert oder unmöglich, kann die HERMITAGE im Umfang des noch nicht erfüllten Teils des Vertrages ganz oder teilweise entschädigungslos zurücktreten.
14.2.Die HERMITAGE ist zudem zum entschädigungslosen Rücktritt berechtigt, falls begründeter Anlass zur Annahme besteht, dass die Veranstaltung den reibungslosen Geschäftsbetrieb, die Sicherheit, den Ruf des Hotelbetriebes gefährden kann oder die vereinbarten Anzahlungsmodalitäten gemäss Ziffer 13.3 dieser Geschäftsbedingungen durch den Veranstalter nicht eingehalten wurden. Schadenersatzansprüche gegen die HERMITAGE kann der Veranstalter in allen Fällen nicht geltend machen. Allfällig Schadenersatzansprüche der HERMITAGE gegenüber dem Veranstalter bleiben ausdrücklich vorbehalten.
15. Feuerpolizeiliche Regelungen / Sicherheitsvorschriften / Dekoration
15.1. Der Veranstalter verpflichtet sich, die feuerpolizeilichen Regelungen der HERMITAGE, insbesondere das Freihalten von Fluchtwegen, die Einhaltung des Rauchverbotes usw., einzuhalten. Auch eingebrachtes Dekorationsmaterial durch den Veranstalter muss den feuerpolizeilichen Bestimmungen entsprechen. Allfällige Bewilligungen müssen vom Veranstalter eigenständig bei der zuständigen Behörde eingeholt werden. Geplante Feuerwerke müssen in jedem Fall vorgängig mit der HERMITAGE abgesprochen werden.
15.2. Der Veranstalter ist im Übrigen dafür verantwortlich, dass nicht mehr Personen Einlass gewährt wird, als dies dem Fassungsvermögen des entsprechenden Raumes entspricht. Verbindlich sind dafür die von der HERMITAGE angegebenen Höchstzahlen. Im Fall einer Zuwiderhandlung lehnt die HERMITAGE jede Haftung ab.
15.3. Das Anbringen von Dekorationsmaterialien und sonstigen Gegenständen an Wänden, Türen und Decken erfordert immer das vorgängige Einverständnis der HERMITAGE. Der Veranstalter haftet für jeglichen der HERMITAGE daraus entstehenden Schaden.
16. Haftung
16.1. Die HERMITAGE haftet dem Veranstalter gegenüber nur bei absichtlicher oder grobfahrlässiger vertraglicher oder ausservertraglicher Schädigung. Der Verschuldensnachweis obliegt dem Veranstalter. Die Haftung für leichtfahrlässig verschuldeten Schaden sowie verschuldungsunabhängige Haftung ist wegbedungen.
16.2. Betreffend den vom Veranstalter, Referenten, Teilnehmender oder Dritten eingebrachten Objekten, Kleidern oder Materialien lehnt die HERMITAGE jede Haftung für Diebstahl und Beschädigung ab. Dies gilt auch für die auf den Hotelparkplätzen abgestellten Fahrzeuge.
16.3. Die Versicherung für die Veranstaltung bzw. für eingebrachte Objekte, Kleider und Materialien obliegt dem Veranstalter. Die HERMITAGE kann jederzeit den Nachweis einer ausreichenden Versicherung vom Veranstalter verlangen.
16.4. Der Veranstalter haftet gegenüber der HERMITAGE für alle Beschädigungen und Verluste oder andere Schäden, die durch ihn selbst bzw. seine Hilfspersonen, Gäste, Teilnehmer oder Dritte verursacht werden, ohne dass die HERMITAGE dem Veranstalter ein Verschulden nachweisen muss.
16.5. Bei Drittleistungen handelt die HERMITAGE im Namen und auf Rechnung des Veranstalters. Der Veranstalter haftet für Pflege und ordnungsgemässe Rückgabe und stellt die HERMITAGE frei von Ansprüchen.
17. Datenschutz
17.1. Die Datenschutzerklärung der HERMITAGE bildet ein integrierender Bestandteil dieser vorliegenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
18. Anwendbares Recht / Gerichtsstand
Auf Reservationsvereinbarungen samt Allgemeinen Bestimmungen und allfälligen Zusatzvereinbarungen sowie auf die auf ihrer Grundlage geschlossenen Verträge ist ausschliesslich schweizerisches Recht anwendbar. Ausschliesslicher Gerichtsstand für alle Differenzen aus den vorliegenden Geschäftsbedingungen ist Luzern. Sollten einzelne Vorschriften aus diesem Dokument unwirksam werden, bleibt die Wirksamkeit der verbleibenden Vorschriften davon unberührt. In diesem Fall werden die unwirksamen Vorschriften durch andere Vorschriften ersetzt, die die Absicht der früheren oder fehlenden Vorschrift und des Vertrags insgesamt erfüllen.
Luzern, Juni 2022