Conditions générales d’exploitation
Événements et séminaires, réservations de chambres
Les présentes conditions générales d’exploitation régissent les rapports contractuels entre vous en tant qu’organisateur et l’hôtel HERMITAGE (nommé par la suite HERMITAGE).
1. Champ d’application
Les conditions générales d’exploitation s’appliquent à la mise à disposition de salles de conférences et d’événements ainsi que pour toutes les autres fournitures et prestations de services afférentes par l’HERMITAGE ainsi qu’à la location de chambres d’hôtel à l’organisateur de l’événement et aux participants à l’événement. Elles constituent une part intégrante de tout contrat. Les modifications à ces conditions générales de vente nécessitent un accord explicite par écrit entre les parties. Ceci s’applique également à l’annulation de l’exigence de la forme écrite.
2. Réservations
Un contrat entre l’organisateur et l’HERMITAGE est établi lorsque
- a. une offre de l’HERMITAGE a été confirmée par écrit par l’organisateur
- b. une demande de l’organisateur a obtenu une confirmation par écrit de la part de l’HERMITAGE
Les modifications au contenu du contrat n’ont un effet contraignant que lorsque celles-ci ont été confirmées par écrit par l’HERMITAGE et qu’un paiement de a réservation a été effectué.
2.1 Offres : Sauf convention contraire d’un autre délai, le délai d’acceptation des offres de l’HERMITAGE est de 10 jours. Ensuite, l’HERMITAGE n’est plus lié à l’offre. L’HERMITAGE se réserve le droit de se rétracter d’une offre pour motifs majeurs.
2.2 Options : Les options ont un caractère contraignant pour les deux parties pendant le délai convenu de l’option. Une fois le délai de l’option écoulé, l’HERMITAGE se réserve le droit de disposer autrement des dates et des prestations réservées.
3. Chambres
3.1. Lors de l’arrivée, les chambres d’hôtel sont généralement prêtes à l’occupation à partir de 15 heures. Le jour du départ, les chambres sont à libérer d’ici 11 heures. L’HERMITAGE est ensuite autorisé à facturer jusqu’à 17 heures 50 % du prix de la chambre et à partir de 17 heures 100 % du prix de la chambre.
3.2. Les chambres réservées qui n’ont pas été prises jusqu’à 18 heures au plus tard le jour d’arrivée peuvent être autrement attribuées par l’HERMITAGE. Ceci ne s’applique pas lorsqu’une heure plus tardive d’arrivée en a explicitement été convenue, la réservation a été confirmée avec une carte de crédit et un paiement anticipé a été effectué.
4. Conditions d’annulation de chambre d’hôtel
4.1. Les annulations de réservation de jusqu’à 4 chambres sont possibles sans conséquence financières pour l’organisateur jusqu’à 48 heures avant l’arrivée. En cas d’annulation plus tardive ou de départ précoce, 100 % du prix convenu de la chambre sera facturé pour la première nuit/nuit successive du séjour réservé à l’origine.
4.2. En cas d’annulation de réservations de 5 chambres et plus, les conditions d’annulations en vertu du point 6.1 s’appliquent.
4.3. Les annulations d’une réservation de chambre d’hôtel doivent être communiquées par écrit à l’HERMITAGE aussi tôt que possible.
5. Nombre de participants
5.1. L’organisateur s’engage envers l’HERMITAGE à communiquer aussi tôt que possible des modifications du nombre de participants. L’HERMITAGE s’efforce par principe d’attribuer autrement aux mêmes conditions les réservations qui n’ont pas été réclamées. S’il y parvient, aucuns frais ne seront facturés à l’organisateur.
5.2. Le nombre définitif de participants est à communiquer à l’HERMITAGE au plus tard 3 jours avant l’événement. Si plus de participants que prévu prennent part à l’événement, le nombre réel de participants sera comptabilisé et facturé.
5.3. En cas d’une réduction du nombre de participants de plus de 5 % par rapport au nombre convenu de participants sur la confirmation de la réservation, les frais suivants seront facturés pour chaque participant qui n’est pas apparu :
- jusqu’à 30 jours avant l’événement aucun frais
- de 29 jours à 10 jours avant l’événement 50 % des prestations convenues
- de 9 jours à 0 jours avant l’événement 100 % des prestations convenues
5.4. Si les prestations réservées (menu et boissons) n’ont pas été fixées concrètement, la base de calcul est dans ce cas de CHF 100 par personne. En cas d’annulation de mariages, le paiement qui a été effectué à la réservation ne sera pas remboursé.
6. Rétractation par l’organisateur
6.1. Les annulations d’événements doivent être communiquées à l’HERMITAGE aussi tôt que possible et sous forme écrite. En cas d’annulation de banquets, de séminaires et de réservations de chambre à partir de 5 chambres, les coûts d’annulation suivants s’appliquent :
- de 90 jours à 60 jours avant l’événement 30 % des prestations convenues
- de 59 jours à 30 jours avant l’événement 60 % des prestations convenues
- de 29 jours à 8 jours avant l’événement 90 % des prestations convenues
- de 7 jours à 0 jours avant l’événement 100 % des prestations convenues
Le jour d’arrivée de la notification par écrit à l’HERMITAGE fait foi pour le calcul.
6.2. Les prestations de l’HERMITAGE qui sont apportées d’avance sont dans tous les cas à payer.
7. Locations de salles
7.1. Pour les banquets, les événements et les mariages, nous réclamons un chiffre d’affaires minimum par salle. Celui-ci s’oriente sur la taille de la salle concernée. Le chiffre d’affaires doit être atteint par des prestations F&B (menu et boissons) dans la salle. Lorsque le chiffre d’affaires prescrit n’est pas atteint, nous calculons la différence par rapport au chiffre d’affaires minimum comme frais de location.
- Harmony : CHF 8´000
- Horizon : CHF 6´000
- Horizon séparé : CHF 2´000
- Toutes les salles : CHF 16´000
7.2 Les équipements techniques et les autres matériaux seront facturés séparément et avant tout convenus dans le contrat.
8. Durée d’utilisation des locaux
8.1. La durée d’utilisation des locaux est déterminée pour l’organisateur dans l’offre ainsi que dans la confirmation de la réservation. L’HERMITAGE peut en dehors de ces heures disposer à tout moment librement des locaux.
8.2. Les événements en soirée se terminent avec l’heure officielle de fermeture à 00 h 30. Une taxe de prolongation sera facturée à l’organisateur à partir de 00 h 30. Les taxes suivantes seront facturées :
- Horizon CHF 150 par heure
- Harmony : CHF 250 par heure
- Toutes les salles : CHF 350 par heure
8.3. Si un événement en soirée est accompagné d’un programme de divertissement (DJ, groupe de musique, installation de musique), les 12 chambres au-dessus de la salle des festivités doivent être comprises dans la réservation. Prix de la chambre sur demande.
8.4. Dès qu’un tiers se plaint des émissions de bruit ou bien que la satisfaction de la clientèle pour les autres invités se voit mise en danger, l’HERMITAGE est habilité à octroyer des instructions à l’organisateur qui sont strictement à suivre.
9. Apport de propres plats et boissons
Sauf autre accord par écrit, l’organisateur est tenu de se procurer de l’HERMITAGE tous les plats et toutes les boissons. Dans le cas contraire, un droit de bouchon convenu d’avance ou une contribution à la couverture des frais communs (taxe de service) sera facturé.
10. Dépenses supplémentaires
Les dépenses supplémentaires pour le personnel de l’HERMITAGE comme les activités de rangement et de nettoyage, les transformations ou l’élimination des déchets peuvent être facturées à l’organisateur.
11. Livraison
Aucun espace de stockage ne se trouve à disposition dans l’HERMITAGE pour les objets d’exposition, la technique embarquée ou les autres matériaux. Les marchandises doivent ce pour quoi être apportées aussi tard que possible et être récupérées au plus tard 24 heures après l’occasion. Pour ce qui est des marchandises qui sont livrées d’avance, l’organisateur nécessite le consentement de l’HERMITAGE. L’HERMITAGE décline toute responsabilité pour les dommages et les vols.
12. Médias et publications/obligation de signalement
12.1. Les annonces dans les médias (comme les journaux, la radio, la télévision ou sur internet) avec référence à l’événement à l’HERMITAGE ainsi que l’utilisation de logos et d’images sous toute forme nécessite de principe au préalable le consentement par écrit. Si une publication est réalisée sans consentement par écrit, l’HERMITAGE est habilité à se retirer du contrat. L’organisateur est redevable à l’HERMITAGE des dommages qui y sont occasionnés.
12.2. Tout organisateur d’un événement avec divertissement musical est tenu de le signaler à la SUISA (coopération suisse des auteurs et des éditeurs de musique). L’HERMITAGE décline toute responsabilité pour le non-respect de cette obligation de signalement par l’organisateur.
13. Prestations, prix et paiements
13.1. L’HERMITAGE s’engage envers l’organisateur à apporter l’étendue des prestations convenues dans le contrat.
13.2. Tous les prix s’entendent être en francs suisses (CHF) et comprennent le montant légal de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).
13.3. L’HERMITAGE est habilité à réclamer à tout moment un acompte à la hauteur de 50 % des prestations convenues ou un autre montant approprié. Le montant de l’acompte ainsi que les dates de paiement seront convenus par écrit dans la confirmation de la réservation. Si l’organisateur n’en vient pas dans les délais à son obligation d’apporter un acompte, l’HERMITAGE est habilité à se retirer du contrat après avoir appliqué un délai supplémentaire approprié. L’organisateur est redevable à l’HERMITAGE des dommages qui y sont occasionnés.
13.4. En cas de réservation avec une adresse de facturation à l’étranger ou de réservations venues de l’étranger, un acompte à la hauteur de 100 % des prestations réservées peut être réclamé.
13.5. Si aucun acompte pour le montant complet n’est réclamé par l’HERMITAGE, le montant complet ou respectivement le solde du montant est à payer par l’organisateur par carte de crédit ou bien en liquide au plus tard au moment du départ. Si le paiement est convenu sur facture, le montant total de la facture est dû sans déduction 10 jours après la date de facturation. Lorsque l’organisateur ne signale aucune réclamation pendant le délai de paiement, les prestations facturées sont entendues être intégralement et correctement apportées. En cas de retard de paiement, l’HERMITAGE est habilité à prélever des intérêts de retard à la hauteur de 5 % ainsi que d’éventuels frais d’encaissement et de recouvrement de créances.
13.6. Sous réserve expresse de modifications de prix par l’HERMITAGE.
14. Rétractation par l’HERMITAGE
14.1 Si les prestations convenues dans le contrat sont partiellement ou entièrement rendues difficiles ou impossibles à apporter par l’HERMITAGE par des cas de force majeure (en vertu de l’entendement suisse en particulier les catastrophes naturelles comme les vents de tempête, les inondations ou les tremblements de terre ainsi que les incendies, prises d’otage, les guerres, les émeutes, les accidents atomiques et de réacteurs, les grèves, les restrictions imprévisibles de la part de l’administration, etc.) ou d’autres circonstances non causées par l’HERMITAGE, l’HERMITAGE a la possibilité de se retirer partiellement ou entièrement dans indemnisation dans la mesure de la part non encore apportée du contrat.
14.2 l’HERMITAGE est par ailleurs autorisé à se retirer sans indemnisation en cas de présence de raisons justifiées de supposer que l’événement est propice à mettre en danger le fonctionnement fluide des opérations, la sécurité, la réputation de l’exploitation hôtelière ou si les modalités convenues de prestation d’acompte en vertu du point 13.3 de ces conditions générales d’exploitation n’ont pas été respectées par l’organisateur. Aucune demande d’indemnisation ne peut dans tous les cas être revendiquée par l’organisateur envers l’HERMITAGE. Sous réserve expresse d’éventuelles demandes de dommages-intérêts de l’HERMITAGE envers l’organisateur.
15. Règlements des autorités de protection incendies/consignes de sécurité/décoration
15.1. L’organisateur s’engage à respecter les règlements des autorités de protection des incendies de l’HERMITAGE, en particulier de maintenir les voies de secours dégagées, de respecter l’interdiction de fumer, etc. Tous les matériaux de décoration apportés par l’organisateur doivent répondre aux stipulations des autorités concernant la protection des incendies. D’éventuelles autorisations doivent être obtenues de manière autonome par l’organisateur auprès des autorités compétentes. Des feux d’artifice prévus doivent dans tous les cas être concertés en priorité avec l’HERMITAGE.
15.2. L’organisateur est par ailleurs tenu sous la responsabilité de ne pas accorder l’entrée à plus de personnes que la capacité d’accueil de la salle concernée. Les nombres maximum indiqués par l’HERMITAGE y sont pour cela contraignants. L’HERMITAGE décline toute responsabilité en cas de non-respect.
15.3. L’application de matériaux de décoration et autres objets sur les murs les portes et les plafonds nécessite toujours au préalable de consentement de l’HERMITAGE. L’organisateur est redevable à l’HERMITAGE pour tout dommage occasionné.
16. Responsabilité
16.1. L’HERMITAGE n’est redevable envers l’organisateur qu’en cas de dommage contractuel ou extra-contractuel intentionnel ou résultant d’une grave négligence. L’organisateur est tenu d’en apporter la preuve. La responsabilité pour des dommages causés par de faibles négligences ainsi qu’une responsabilité indépendante de l’auteur de la faute sont exclues.
16.2. En ce qui concerne les objets, les habits ou les matériaux apportés par l’organisateur, les intervenants, les participants ou des tiers, l’HERMITAGE décline toute responsabilité pour vol ou endommagement. Ceci s’applique aussi aux véhicules garés sur les places de stationnement de l’hôtel.
16.3. L’assurance pour l’événement ainsi que pour les objets apportés, les vêtements ou les matériaux est à la responsabilité de l’organisateur. L’HERMITAGE peut à tout moment réclamer de la part de l’organisateur le justificatif d’une assurance suffisante.
16.4. L’organisateur est redevable envers l’HERMITAGE pour tout dommage ou perte ou autre préjudice qui est causé par lui-même ou bien ses assistants, ses invités, ses participants ou des tiers sans que l’HERMITAGE ait à prouver à l’organisateur l’origine de la responsabilité.
16.5. En ce qui concerne les prestations de tiers, l’HERMITAGE agit au nom et au compte de l’organisateur. L’organisateur est responsable de l’entretien et d’un retour correct et libère l’HERMITAGE de toute revendication.
17. Protection des données
17.1. La déclaration de protection des données de l’HERMITAGE est part intégrante de ces présentes conditions générales d’exploitation.
18. Droit applicable/for juridique
Le droit suisse s’applique en exclusivité sur les accords de réservation ainsi que les conditions générales et d’éventuels accords supplémentaires ainsi que sur les contrats formés sur leur base. Le for juridique pour tous les litiges issus des présentes conditions générales d’exploitation est exclusivement celui de Lucerne. Si des stipulations individuelles de ce documents devaient s’avérer inefficaces, ceci ne touche pas l’efficacité du reste des stipulations. Dans ce cas, les stipulations inefficaces seront remplacées par d’autres stipulations qui remplissent l’intention de la précédente stipulation ou de la stipulation manquante et celui du contrat dans l’ensemble.
Lucerne, juin 2022